Vous êtes locataire, propriétaire ou bailleur et vous vous demandez combien de temps garder les quittances de loyer ? Existe-t-il une règle légale de conservation de ce contrat de location dans le droit immobilier ? Dans quel but conserver ces documents ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter en matière de quittance de loyer ? iad Location & Gestion fait le point pour vous sur cette question. 

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La conservation des quittances de loyer conformément à la loi

Notre vie personnelle est jonchée de documents administratifs. Si certaines personnes entassent ces documents pendant 50 ans avec pochettes et sous-pochettes, d’autres ont la phobie administrative et veulent s’alléger à chaque changement de logement. 

Gardez en tête que la délivrance d’une quittance de loyer n’est pas une obligation légale. Le propriétaire du logement a néanmoins l’obligation d’émettre une quittance de loyer gratuitement sur demande de son locataire.

L’objectif de la conservation des documents personnels, ici les quittances de loyer, est d’apporter la preuve de vos droits ou le respect de vos obligations. Il est donc préférable de conserver toutes vos quittances de loyer tant qu’un litige concernant le logement et les paiements peut surgir. 

En matière de litige relatif à un logement, le droit immobilier, via l’article7-1 de la Loi du 6 juillet 1989, prévoit un délai de 3 ans pour agir en justice. Le locataire et le bailleur doivent donc conserver tous les éléments relatifs au bail pendant cette période, notamment les quittances de loyer. 

Aussi, les quittances de loyer, comme tout document relatif à la location d’une résidence principale, sont à garder pendant 3 ans après la fin du bail. Cette durée concerne également le contrat de bail et l'état des lieux. La location de toute résidence principale, en location meublée comme en location nue, est visée. 

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Bon à savoir : 

Si la quittance de loyer est adressée sous format numérique, vous pouvez la conserver sous ce format facilement. En revanche, si vous la recevez ou l’émettez sous un format papier, il est préférable de conserver l’original et de scanner la quittance de loyer pour détenir une version numérique. 

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Combien de temps dure la conservation d’une quittance de loyer pour le locataire ? 

Les quittances de loyer sont un justificatif de tous les paiements des sommes dues par le locataire. Ces documents lui permettent donc d’apporter la preuve des sommes versées au bailleur au titre de la location de son logement. En effet, un simple relevé de compte bancaire prouvera que le locataire a versé un certain montant à son propriétaire ou à son gestionnaire locatif. Toutefois, impossible de prouver la destination précise des fonds : loyer de juin ou loyer de juillet ? Paiement de charges en retard ? 

La quittance de loyer peut aussi servir de justificatif de domicile. En général, les administrations et organismes exigent des justificatifs récents, de moins de 3 mois ou de moins de 6 mois. 

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Combien de temps dure la conservation d’une quittance de loyer pour le propriétaire ? 

Le bailleur conserve également les quittances de loyer à titre de preuve des paiements reçus de son locataire pour son logement en location. Le propriétaire garde aussi tous les documents relatifs à un éventuel litige tels que les lettres de relance, les mises en demeure et les reçus en cas de paiement partiels des loyers. 

À l’échéance du bail de location, le propriétaire doit garder les quittances de loyer pendant 3 ans pour pouvoir agir en cas de litige avec son ancien locataire. 

Enfin, c’est l'administration fiscale qui peut également s’intéresser aux preuves des loyers reçus par le propriétaire. À défaut de présenter des quittances de loyer, le bailleur peut avoir du mal à justifier l'absence de paiement du loyer complet à certaines périodes de la location de son logement. Le bailleur ne doit surtout pas délivrer une quittance de loyer au locataire en cas d'impayé partiel. Il faut émettre un reçu qui atteste des paiements perçus et du montant en attente. Le propriétaire a alors tout intérêt à conserver un double des reçus émis en cas de paiements partiels. 

Et si vous déléguiez la gestion de votre bien immobilier en location ? iad Location & Gestion vous simplifie la vie, que vous soyez locataire ou bailleur. Chacun retrouve ses quittances dans son espace privatif sécurisé en ligne. Au moment de quitter un logement, il n’y a qu’à télécharger tous ses documents en une seule étape. Chaque mois, entre le 26 et le 30, nous adressons un avis d’échéance avec le montant dû ainsi que la quittance de loyer du mois précédent, dès lors que l’intégralité des sommes ont bien été versées.  

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