A quoi sert une quittance de loyer? 

Votre locataire réclame une quittance de loyer chaque mois ? En tant que bailleur, vous cherchez à savoir quel est le rôle de ce document, parfois appelé reçu de loyer, justificatif de loyer, attestation de paiement de loyer ou encore preuve de paiement de loyer ? iad Location & Gestion répond à cette question importante tant pour le locataire que pour le propriétaire : à quoi sert une quittance de loyer, que l’on parle d’une quittance de loyer pour locataire ou d’une quittance de loyer pour propriétaire. Découvrez qu’est ce qu’une quittance de loyer, pourquoi un propriétaire réclame les 3 dernières

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Rôle de la quittance de loyer : que dit la loi ? 

L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs indique qu'aucun frais lié à la gestion de la quittance de loyer obligatoire ne peut être facturé au locataire. Il s’agit d’une quittance de loyer légale, fournie gratuitement, qu’elle soit envoyée en version papier ou sous forme de quittance de loyer en ligne ou PDF (à condition que le locataire ait donné son accord exprès pour une transmission dématérialisée).

Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 liste les pièces justificatives que peut demander un bailleur à son candidat locataire. Parmi elles, figurent les 3 dernières quittances de loyer au titre des justificatifs de domicile. Cela peut être présenté comme une quittance de loyer modèle ou une quittance de loyer exemple. Précision d’importance : le décret indique aussi qu’il s’agit d’une seule pièce justificative du lieu d’habitation, pouvant être soit les trois dernières quittances de loyer, soit, à défaut, une attestation du précédent propriétaire confirmant que le locataire est à jour de ses loyers.

L’utilité d’une quittance de loyer repose sur le fait qu’il s’agit d’un justificatif du lieu d’habitation et d’une preuve du paiement, quelle que soit sa forme (quittance de loyer gratuite, une quittance de loyer vierge ou une quittance de loyer à imprimer).

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Que doit contenir une quittance de loyer ? 

Pour être conforme à la loi, une quittance de loyer doit comporter plusieurs mentions obligatoires. Ces éléments permettent au document de servir à la fois de preuve de paiement et de justificatif administratif.

Comment rédiger une quittance de loyer ? Les informations qui doivent apparaître obligatoirement sont :

• le nom et l’adresse du bailleur,
• le nom et l’adresse du locataire,
• la période concernée (mois et année du loyer payé),
• le montant exact du loyer + des charges, en distinguant chaque poste,
• la confirmation du paiement intégral,
• la date d’émission de la quittance,
• la signature du propriétaire ou de son mandataire.

L’essentiel est que les informations obligatoires y figurent clairement et que le document reflète un paiement complet du loyer et des charges.

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Pourquoi demander une quittance de loyer en tant que locataire ? 

Le locataire peut à tout moment demander une quittance de loyer à son bailleur. Parmi les obligations du bailleur figure alors celle de fournir gratuitement le document. Le bailleur n’a donc pas à adresser une quittance chaque mois en l’absence de demande explicite du locataire. Si ce dernier accepte, le bailleur peut lui fournir par voie dématérialisée, une bonne pratique de nos jours.  

La quittance de loyer a pour premier rôle de prouver le paiement du loyer et des charges à une période donnée. A noter qu’une quittance de loyer ne peut être délivrée que si le locataire a réglé l’intégralité du loyer et des charges ; en cas de paiement partiel, le bailleur doit remettre un simple reçu, et non une quittance.

Parmi les mentions obligatoires d’une quittance de loyer, se trouvent notamment le détail des sommes versées ainsi que le mois de référence. Ainsi, aucune erreur n’est possible sur un versement qui s’effectue en général le même jour de chaque mois. 

Une quittance de loyer sert aussi de justificatif de domicile. Que ce soit la CAF (Caisse d’allocations familiales), les services fiscaux ou les établissements scolaires, il est toujours utile de disposer d’une preuve de sa résidence principale. Une simple facture d’énergie ou de télécommunications n’est pas toujours suffisante. Et la disparition de la taxe d'habitation sur les résidences principales ne permet plus de fournir un document administratif infaillible. 

Comme nous l’avons vu, lors d’un changement de logement, le nouveau propriétaire peut réclamer les 3 dernières quittances de loyer pour s’assurer de l'absence de difficultés de paiement. C’est une manière pour lui de vérifier la continuité du paiement du loyer grâce à ce justificatif de loyer.

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Quittance de loyer : les cas particuliers (colocation, meublé, saisonnier, local commercial)

Selon le type de location ou la situation contractuelle, l’émission d’une quittance de loyer peut suivre des règles spécifiques. Comment obtenir une quittance de loyer en cas de : 

Colocation

• Bail unique : le bailleur remet une seule quittance de loyer, adressée à tous les colocataires.
• Baux individuels : chaque locataire reçoit sa propre quittance, pour la part de loyer qui lui revient.

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Location meublée ou location vide

La réglementation est identique : la quittance de loyer doit être délivrée gratuitement et sur demande, dès que le paiement est complet.

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Location saisonnière / courte durée

Pour les locations saisonnières, la quittance de loyer n’est pas utilisée. En effet, c’est une facture qui sert de justificatif de paiement (la réglementation n’est pas celle de la loi du 6 juillet 1989).

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Locaux commerciaux ou professionnels

Pour un bail commercial, la quittance de loyer n’est pas encadrée par la loi de 1989. Le bail peut prévoir :

• un relevé comptable,
• une facture,
• ou une quittance selon accord entre les parties.

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Quelle est l’utilité de la quittance de loyer pour le bailleur ? 

Pour le propriétaire, la quittance de loyer a une importance moindre. Elle donne l’occasion chaque mois de vérifier que votre locataire a bien réglé l’intégralité des sommes dues. Ce document peut être conservé sous forme de quittance de loyer PDF ou papier.

Au-delà, un litige peut survenir pendant 3 ans à compter de la fin du bail. Chaque partie a donc tout intérêt à garder les quittances de loyer pendant ce temps, notamment en cas de procédure nécessitant une preuve de paiement de loyer. Ceci étant, il n’existe pas de durée légale spécifique imposée pour la conservation des quittances de loyer, mais il est recommandé de les conserver pendant 3 ans (correspondant au délai de prescription mentionné au-dessus).

Si votre locataire vous demande les 3 dernières quittances de loyer, vous pourriez en déduire son départ prochain. C’est le moment d’anticiper un changement possible de locataires, pour éviter toute vacance locative.

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Les modèles et outils pour générer une quittance de loyer

Les bailleurs peuvent choisir entre plusieurs formats pour éditer facilement une quittance :

• Un modèle de quittance de loyer vierge,
• Une quittance de loyer à remplir (papier ou numérique),
• Une quittance de loyer PDF téléchargeable,
• Une quittance de loyer à imprimer (papier),
• Des générateurs en ligne permettent de créer automatiquement un document conforme.

Quel que soit le format choisi, le propriétaire doit s’assurer que :

• Toutes les mentions obligatoires, précisées plus haut dans cet article, y figurent,
• Le paiement est bien intégral,
• La quittance est transmise gratuitement au locataire qui en fait la demande.

Ces outils facilitent l’édition des documents, mais ne dispensent pas de vérifier leur conformité juridique.

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Que propose iad Location & Gestion pour les quittances de loyer ?

Avec iad Location & Gestion, vous louez en toute sécurité et en toute tranquillité. Grâce à un espace privatif en ligne, vous suivez le quotidien de la gestion de votre logement. Les avis d’échéance sont envoyés entre le 26 et le 30 de chaque mois, accompagnés le cas échéant de la quittance du mois précédent. Nos équipes vérifient le paiement de l’intégralité du loyer et des charges. 

Vous pouvez aussi gérer seul, grâce à un modèle de quittance de loyer. Toutefois, une gestion efficace d’un investissement locatif prend du temps et nécessite des compétences et un réseau d’entreprises pour les petites réparations. 

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FAQ — Tout savoir sur la quittance de loyer

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

Oui et non : la quittance de loyer n’est obligatoire que si le locataire en fait la demande, et uniquement si le paiement du loyer et des charges est intégral. Sans demande, le bailleur n’a pas à l’envoyer automatiquement.

Le bailleur peut-il faire payer l’envoi d’une quittance de loyer ?

Non. La quittance doit être délivrée gratuitement, quelle que soit sa forme (papier, courriel, PDF, en ligne). Aucun frais d’édition, d’impression ou d’envoi ne peut être facturé.

La quittance de loyer peut-elle être envoyée par e-mail ?

Oui, mais uniquement si le locataire a donné son accord exprès pour une transmission dématérialisée. Dans le cas contraire, le bailleur doit fournir une version papier.

Que faire en cas de paiement partiel du loyer ?

Le bailleur ne doit pas délivrer une quittance, mais un reçu mentionnant le montant effectivement payé. La quittance est réservée aux paiements 100 % complets.

Une quittance peut-elle servir pour un dossier de location ?

Oui. Le futur bailleur peut demander les trois dernières quittances de loyer pour vérifier que le candidat locataire est à jour de ses paiements. À défaut, une attestation de l’ancien propriétaire peut faire foi.

La quittance de loyer est-elle utile pour les démarches administratives ?

Oui. Elle peut être utilisée comme justificatif de domicile auprès :

• De la CAF,
• Des impôts,
• Des établissements scolaires,
• D’un employeur,
• D’une banque.

Que faire si la quittance comporte une erreur ?

Le locataire peut demander une quittance rectificative au bailleur. Celui-ci doit fournir un document corrigé reprenant les bonnes informations de paiement.

Combien de temps faut-il conserver ses quittances de loyer ?

Il n’existe pas de durée légale imposée, mais il est recommandé de les conserver pendant 3 ans, ce qui correspond au délai de prescription des actions liées au paiement des loyers.

Le bailleur peut-il refuser d’envoyer une quittance ?

Non, pas si le locataire en fait la demande et le paiement est intégral de la somme. Dans ce cas, la délivrance est une obligation légale.

Une quittance de loyer doit-elle être signée ?

Oui. La signature du propriétaire ou de son mandataire est obligatoire, même sur une version PDF ou envoyée en ligne.

Une quittance est-elle nécessaire en location saisonnière ?

Non. Pour les locations de courte durée, on délivre une facture, pas une quittance (qui relève de la loi de 1989).

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