Quittance de loyer : les obligations du bailleur

Si le quittancement est un élément contraignant de la gestion locative, il n'est cependant pas à négliger. De petites erreurs peuvent être très coûteuses pour le propriétaire. Retrouvez dans cet article tout ce qu'il faut savoir sur la quittance de loyer !

La quittance de loyer est-elle obligatoire pour le locataire ?

La quittance de loyer est une preuve écrite donnée au locataire du bon paiement des loyers. L’envoi mensuel d’une attestation de loyer n’est pas obligatoire, cependant, le bailleur est tenu d’en transmettre une gratuitement au locataire qui en fait la demande. Celle-ci indique le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges.

Le propriétaire peut donner quittance sous forme de courrier papier, ou par email si le locataire donne son accord.

Enfin, l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs stipule qu'aucun frais lié à la gestion de l’avis d’échéance ou du reçu ne peut être facturé au locataire (frais postaux, etc.), et aucune mention de cet ordre ne peut être légalement incluse dans le bail.

Quand la quittance de loyer est-elle demandée au locataire ?

Lors d’un changement de logement, les 3 dernières attestations de loyer sont demandées au locataire. Ces écrits lui permettent donc de retrouver un logement. Il faut absolument qu’elles soient datées des 3 derniers mois précédant la signature du nouveau bail.

Par ailleurs, l'attestation de loyer peut également servir de justificatif de domicile lors de certaines procédures administratives.

Quelles sont les mentions obligatoires pour une quittance de loyer ?

Certaines mentions doivent figurer sur la quittance de loyer afin que celle-ci soit valide. Il s’agit de la date d’émission ainsi que le mois correspondant au paiement du loyer. Il faut également y faire figurer le nom et les coordonnées du locataire ainsi que le montant versé par le locataire. Attention, prenez soin de distinguer le loyer des provisions pour charges.

Le reçu de paiement est généralement accompagnée de l’avis d’échéance du mois suivant. Si le loyer n’a pas été intégralement réglé, le propriétaire enverra alors un reçu de paiement stipulant la somme reçue, accompagné d’un avis d’échéance augmenté de la dette.

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Quittance de loyer ou indemnité d'occupation ?

Ces deux termes sont souvent confondus et peuvent porter préjudice au propriétaire dans le cas d’un contentieux.

Une quittance de loyer est l’acte écrit qui atteste du paiement du loyer par le locataire dans sa totalité.

Dans le cas où le loyer n’a pas été intégralement versé, il ne s’agit plus d’une quittance de loyer mais d’un simple reçu de paiement qui témoigne de la part du loyer et des charges qui a été versée.

Lors d’une procédure en justice, une quittance émise en cas de loyer partiellement payé pourra être interprétée comme une preuve du bon paiement de son loyer par le locataire.

Dans le cas très particulier où le bail prend fin mais où le logement n’est pas encore libéré (notamment en cas de procédure judiciaire liée aux impayés), le reçu s’intitule “Indemnité d’occupation”. Une attestation de loyer doit être émise uniquement lorsqu’un bail court. Pour la justice, l’émission d’une attestation hors du délai de validité du bail signifie qu’un nouveau bail a été signé.

Qu’est-ce qu’une indemnité d’occupation dans un bail de location ?

Il s’agit d’une compensation financière mise en place par la justice. Elle est versée au propriétaire des lieux. Concrètement, il s’agit du nom donné au loyer lorsqu’il n’y a pas de bail. Une telle situation a lieu par exemple lors de la séparation d’un couple propriétaire d’un logement. Dans ce cas, la personne qui continue d’occuper le logement verse à l’autre une indemnité. Elle est généralement calculée en fonction de la valeur locative du bien.

Exemple : Si vous êtes propriétaire à 50% du bien que vous habitez et que sa valeur locative est de 2000€/mois, vous devrez verser à l’autre propriétaire une indemnité de 1000€/mois. Et ce, en plus du remboursement de votre crédit immobilier si vous en avez un.

Quelles précautions prendre pour éviter les malentendus ?

Le reçu que le propriétaire envoie au locataire peut être intitulé “Quittance de loyer ou indemnités d’occupation” afin d’éviter tout problème juridique. Il doit également être accompagné d’un avis d’échéance afin de suivre la bonne réception des loyers. En cas d’impayé, même partiel, il est crucial d’avoir effectué ce suivi par l’envoi de reçus et d’avis d’échéance, que le locataire en ait fait la demande ou non.

Bilan :

En cas de litige, l’émission d’une attestation de loyer, d’un reçu ou d’une indemnité d’occupation permettra de justifier le bon paiement ou le paiement imparfait des loyers. La loi stipule que l’émission d’une attestation de loyer est gratuite et se fait sur simple demande du locataire. Émettre des quittances chaque mois est néanmoins conseillé dans tous les cas, car c’est un excellent moyen de déceler les signes avant-coureurs d’impayés (paiement en retard, partiel, ...) et d’y réagir activement.