Si le quittancement est un élément contraignant de la gestion locative, il n'est cependant pas à négliger. De petites erreurs peuvent être très coûteuses pour le propriétaire. iad Location & Gestion vous explique tout ce qu'il faut savoir sur la quittance de loyer !

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L’attestation de loyer est-elle obligatoire pour le locataire ?

La quittance de loyer est un document écrit. C’est la preuve donnée par le bailleur au locataire du bon paiement des loyers de son logement en location. L’envoi mensuel d’une attestation de loyer n’est pas obligatoire selon la loi, cependant, le bailleur est tenu d’en délivrer une gratuitement au locataire du logement en location qui en fait la demande. L’attestation de loyer indique le montant des sommes versées par le locataire à titre de paiement en distinguant le loyer et les charges locatives.

Le propriétaire du logement en location peut délivrer la quittance de loyer sous forme de courrier papier ou par email si le locataire lui a donné son accord.

Enfin, l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs, entre bailleur et locataire, stipule qu'aucun frais lié à la gestion de l’avis d’échéance ou de l’attestation de loyer ne peut être facturé au locataire et aucune obligation de cet ordre ne peut être légalement incluse dans le bail de location.

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Quand l’attestation de loyer est-elle demandée au locataire ?

Lors d’un changement de logement, les 3 dernières attestations de loyer sont demandées au locataire par son nouveau propriétaire ou bailleur, ou par l’agence immobilière en cas de gestion locative. Ces documents permettent au candidat locataire de prouver le paiement du montant des loyers de son précédent logement. Il faut absolument qu’elles soient datées des 3 derniers mois précédant la signature du nouveau bail de location.

Par ailleurs, l'attestation de loyer peut également servir de justificatif de domicile lors de certaines démarches administratives, notamment pour le calcul de ses droits pour les aides au logement versées par la CAF auxquelles le locataire peut prétendre pour régler tout ou partie du loyer.

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Quelles sont les informations obligatoires à mentionner sur une attestation de loyer ?

Plusieurs informations sont à mentionner la quittance de loyer afin que le document soit valide. Il s’agit de la date d’émission de l’attestation de loyer ainsi que le mois correspondant au paiement du loyer. Il faut également mentionner le nom, le prénom et les coordonnées du locataire ainsi que le montant du loyer versé par le locataire. Attention, prenez soin de distinguer le loyer des provisions locatives pour charges.

Le reçu de paiement de loyer est généralement accompagné de l’avis d’échéance du mois suivant. Si le montant du loyer n’a pas été intégralement réglé, le propriétaire enverra alors un reçu de paiement stipulant la somme reçue accompagné d’un avis d’échéance augmenté de la dette.

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Attestation de loyer ou indemnité d'occupation ?

Attestation de loyer et indemnité d’occupation sont deux termes souvent confondus qui peuvent porter préjudice au propriétaire dans le cas d’un contentieux avec le locataire de son logement.

Une attestation de loyer est le document écrit qui atteste du paiement du loyer par le locataire dans sa totalité.

Dans le cas où le montant du loyer et des charges locatives n’a pas été intégralement versé, il ne s’agit plus d’une quittance de loyer mais d’un simple reçu de paiement qui témoigne de la part du loyer et des charges qui a été versée.

Lors d’une procédure en justice, une quittance émise en cas de loyer partiellement payé pourra être interprétée comme une preuve du bon paiement de son loyer et des charges locatives par le locataire.

Dans le cas très particulier où le bail locatif prend fin mais où le logement n’est pas encore libéré (notamment en cas de procédure judiciaire liée aux impayés des loyers), le reçu s’intitule “Indemnité d’occupation”. Une attestation de loyer doit être émise uniquement lorsqu’un bail court. Pour la justice, l’émission d’une attestation hors du délai de validité du bail signifie qu’un nouveau bail a été signé.

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Qu’est-ce qu’une indemnité d’occupation dans un bail de location ?

Il s’agit d’une compensation financière mise en place par la justice. Elle est versée au propriétaire des lieux. Concrètement, il s’agit du nom donné au loyer lorsqu’il n’y a pas de bail. Une telle situation a lieu par exemple lors de la séparation d’un couple propriétaire d’un logement. Dans ce cas, la personne qui continue d’occuper le logement verse à l’autre une indemnité. Elle est généralement calculée en fonction de la valeur locative du bien immobilier.

Exemple : Si vous êtes propriétaire à 50 % du bien où vous êtes en résidence et que sa valeur locative est de 2000 €/mois, vous devrez verser à l’autre propriétaire une indemnité de 1000 €/mois. Et ce, en plus du remboursement de votre crédit immobilier si vous en avez un pour une autre habitation.

Quelles précautions prendre pour éviter les malentendus entre bailleur et locataire?

Le reçu que le propriétaire envoie au locataire peut être intitulé “Quittance de loyer ou indemnités d’occupation” afin d’éviter tout problème juridique. Le document doit également être accompagné d’un avis d’échéance afin de suivre la bonne réception des loyers. En cas de loyers impayés, même partiels, il est essentiel d’avoir effectué ce suivi par l’envoi de reçus et d’avis d’échéance, que le locataire en ait fait la demande ou non.

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Bilan :

En cas de litige, l’émission d’une attestation de loyer, d’un reçu ou d’une indemnité d’occupation permettra de justifier le bon paiement ou le paiement imparfait des loyers. La loi stipule que l’émission d’une attestation de loyer est gratuite et se fait sur simple demande du locataire. Délivrer des quittances chaque mois est néanmoins conseillé dans tous les cas, car c’est un excellent moyen de déceler les signes avant-coureurs d’impayés de loyers (paiement en retard, partiel, ...) et d’y réagir activement.

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